Mit dem neuland.ai HUB zur Angebotsrevolution im Maschinenbau

Ausgangssituation: Komplexität, Zeitdruck und Fachkräftemangel im Angebotsmanagement 

Als weltweit führender Hersteller von Verladetechnologien entwickelt und fertigt SVT GmbH hochkomplexe Systeme für die sichere Verladung von Flüssigkeiten und Gasen – etwa für LNG-Tanker, Schiffe, Tanks und Hafenanlagen. In internationalen Infrastrukturprojekten ist SVT häufig nur ein Teil eines riesigen Ganzen. Die Angebotsphase ist geprägt von extrem umfangreichen, mehrsprachigen Ausschreibungsunterlagen (bis zu 1.000 Seiten), aus denen die relevanten Spezifikationen für den eigenen Leistungsanteil herausgefiltert werden müssen. 

Bisher bedeutete das: 5 bis 8 hochqualifizierte Ingenieure arbeiteten mehrere Wochen an der Sichtung, Extraktion und Validierung der Anforderungen – ein ressourcenbindender, fehleranfälliger und kostenintensiver Prozess. Hinzu kamen hohe regulatorische Anforderungen, wechselnde Spezifikationen je nach Land und die Notwendigkeit, unternehmens- und branchenspezifisches Wissen einzubringen. SVT suchte eine KI-Lösung, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Qualität der Angebote erhöht, die Fachkräfte entlastet und die Datenhoheit wahrt.  

Problemlösung: Der neuland.ai HUB als sicherer, vielseitiger KI-Begleiter 

Um die Herausforderungen im Angebotsmanagement zu bewältigen, entschied sich SVT für neuland.ai. Bereits im ersten Workshop wurden die wichtigsten Anwendungsfälle identifiziert und gemeinsam mit den Fachbereichen bewertet. So entstand mit „Abspecki“ eine KI-Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse von SVT zugeschnitten ist. Weiterführend setzt SVT auf den neuland.ai HUB – eine sichere, zuverlässige KI-Management- und Orchestrierungsplattform, die alle relevanten Unternehmensdaten und Prozesse zentral zusammenführt.  

Individuelle KI-Lösung für die automatisierte Analyse komplexer, mehrsprachiger Dokumente 

Im Zentrum stehen die automatisierte Analyse und Verarbeitung von komplexen, oft mehr als 1.000 Seiten umfassenden Ausschreibungsunterlagen, die häufig in mehreren Sprachen vorliegen. Die von neuland.ai entwickelte individuelle KI-Lösung ist darauf ausgelegt, die relevanten Spezifikationen aus umfangreichen Dokumenten automatisiert zu extrahieren und aufzubereiten. Über 400 spezialisierte Prompts sorgen dafür, dass die KI in nur rund 30 Minuten alle relevanten Spezifikationen und Anforderungen aus den Dokumenten extrahiert – ein Prozess, der zuvor mehrere Wochen und den Einsatz von bis zu acht hochqualifizierten Ingenieur:innen erforderte. Diese Prompts wurden einmalig für die Anforderungen von SVT entwickelt und werden bei jedem neuen Dokument automatisch angewendet. Das bedeutet: Die Ingenieure müssen nicht jedes Mal neue Regeln definieren, sondern können sich auf die kontinuierlich hohe Qualität und Geschwindigkeit der Auswertung verlassen. Die Ergebnisse werden strukturiert aufbereitet, mit den Originalquellen verlinkt und als Excel-Tabellen für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Über Schnittstellen werden die Daten direkt ins CRM übertragen, wo sie für Kalkulationen und Angebotsvorschläge genutzt werden. 

Ein zentrales Prinzip ist dabei der „Human-in-the-Loop“-Ansatz: Die KI bereitet Informationen vor, die Ingenieur:innen und Führungskräfte prüfen die Ergebnisse, klären Unklarheiten und können das System durch Feedback kontinuierlich verbessern. Die Verlinkung der extrahierten Informationen zu den Originalstellen im Dokument ermöglicht es den Ingenieuren, die Ergebnisse schnell zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren – ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz und Verantwortbarkeit der KI-Ergebnisse im Unternehmen. 

Zentrale KI-Plattform: Expertenzugriff und individuelle Assistenten 

Mit der Einführung des neuland.ai HUB steht SVT eine zentrale, sichere KI-Plattform zur Verfügung, auf dem das Unternehmen beliebig viele eigene KI-Apps und Assistenten managen kann, um individuelle Geschäftsprozesse effizient und datensouverän zu automatisieren.  

So hat das gesamte Führungsteam von SVT verschiedene KI-Assistenten konfiguriert, beispielsweise für die schnelle Analyse und Zusammenfassung von Verträgen. Innerhalb weniger Minuten erhält man eine prägnante Executive Summary und kann eine fundierte Erstbewertung vornehmen, bevor externe Dienstleister oder Berater hinzugezogen werden müssen.

Dies schont Ressourcen, steigert die Effizienz bei administrativen Aufgaben und sorgt dafür, dass auch Themen außerhalb des eigenen Kompetenzbereichs schnell und valide eingeschätzt werden können. Die einfache Konfiguration und der sofortige Mehrwert führten dazu, dass der neuland.ai HUB von allen Führungskräften aktiv genutzt wird. 

Auch die Analyse von ERP-Daten, die Entwicklung von Einsparmaßnahmen in Teams und die Automatisierung von Workflows, etwa für E-Mails, werden durch die Plattform unterstützt. So wird die KI zum digitalen Begleiter im Alltag, der Wissen, Effizienz und Zusammenarbeit auf ein neues Niveau hebt. 

Ergebnis: ROI ab dem ersten Angebot 

Durch die Zusammenarbeit mit neuland.ai hat SVT den Angebotsprozess grundlegend transformiert mit sichtbaren Ergebnissen: Mit bis zu 600 gesparten Arbeitsstunden pro Angebot sank der manuelle Aufwand um 95%, die Produktivität steig gleichzeitig um 80%.  

Mit dem neuland.ai HUB steht SVT zudem eine skalierbare KI-Plattform zur Verfügung, auf der sie eigene, maßgeschneiderte KI-Apps entwickeln, integrieren und zentral steuern können – mit voller Kontrolle über Daten, Prozesse und Qualität.  

Gepaart mit einer Strategie und konkreten Maßnahmen zur Einbindung und Motivation der Mitarbeitenden hat dies bei SVT einen Kulturwandel angestoßen: KI wird als Teamthema verstanden und neue Use Cases kontinuierlich erschlossen – von der Protokollführung über die Reisekostenabrechnung bis zum Vertragsmanagement. So bleibt SVT auch in Zukunft innovativ, effizient und wettbewerbsfähig. 

Fazit: SVT zeigt, wie KI-Transformation im Mittelstand gelingt 

Die Erfolgsgeschichte von SVT beweist, dass Künstliche Intelligenz kein abstraktes Zukunftsthema für Unternehmen ist, sondern schon heute konkrete, messbare Mehrwerte schafft – wenn sie sicher, verantwortungsvoll und mit den Menschen gemeinsam eingeführt wird.

Mit dem neuland.ai HUB als zentraler, sicherer KI-Management- und Orchestrierungsplattform hat SVT nicht nur die Effizienz und Qualität im Angebotsprozess revolutioniert, sondern auch einen Kulturwandel angestoßen: Mitarbeitende werden aktiv eingebunden und neue Anwendungsfälle kontinuierlich erschlossen. 

Die Transformation ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern eine Reise: Mit jedem neuen Use Case wächst die digitale Kompetenz im Unternehmen, und die KI wird zum festen Bestandteil der täglichen Arbeit.

SVT zeigt, wie der Mittelstand durch Mut, Methodik und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Technologieanbietern wie neuland.ai zum Vorreiter der digitalen Transformation werden kann – menschlich, sicher und wirkungsvoll. 

So gelingt die KI-Transformation bei SVT 

• Ganzheitlicher Ansatz: KI wird als strategisches Thema verstanden, das alle Bereiche – von Technik bis Administration – einbezieht. 

• Interdisziplinäre Workshops: Gemeinsame Identifikation und Priorisierung von Use Cases mit Ingenieur:innen, Projektleiter:innen und IT.  

• Partizipativer Ansatz: Mitarbeitende bringen ihr Fachwissen aktiv ein, werden geschult und gestalten die KI-Workflows mit. 

• Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats: Datenschutz, Arbeitsbelastung und Akzeptanz werden offen adressiert. 

• Kollaborative Intelligenz: Mensch und KI arbeiten Hand in Hand – die KI entlastet, der Mensch behält die Kontrolle. 

• Eigene KI-Assistenten für verschiedene Bereiche: Von Angebotsmanagement über Vertragsprüfung bis zu Protokollführung und Reisekostenabrechnung. 

• Multilinguale Workflows: Automatisierte Analyse und Bearbeitung von Dokumenten in verschiedenen Sprachen. 

• Zentrale, sichere Plattform: Alle Daten und Prozesse laufen im neuland.ai HUB zusammen – 100% Datensouveränität. 

• Kontinuierliche Kompetenzentwicklung: Schulungen, „Train the Trainer“-Konzept und aktives Onboarding neuer Use Cases. 

• Kultureller Wandel: KI wird als Teamthema und Kompetenz-Booster erlebt – Akzeptanz und Innovationsbereitschaft steigen.